Política de Proteção de Dados Pessoais

1.    POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

A presente Política de Proteção de Dados da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá, órgão público situado no município de Santa Maria de Jetibá – ES e pertencente ao Poder Legislativo Municipal, registrado sob o CNPJ 31.815.897/0001-35 e localizado na Rua Dalmácio Espíndola, nº 155, Centro, tem como objetivo primordial o cumprimento dos preceitos estabelecidos pela Lei Federal 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Com o intuito de garantir a conformidade com a legislação vigente e promover boas práticas de governança relacionadas às informações pessoais dos cidadãos, fornecidas tanto presencialmente quanto por meio do endereço eletrônico disponibilizado no canal da Ouvidoria, esta Política é delineada.

Nossas práticas e procedimentos são pautados pelos princípios de transparência, confidencialidade, confiabilidade, segurança, prevenção e respeito aos dados pessoais dos cidadãos, assegurando assim, em todas as etapas do tratamento de dados pessoais, a observância rigorosa dos fundamentos e princípios da LGPD.

A seguir, apresentamos de maneira clara e objetiva como realizamos o tratamento de dados pessoais, os setores responsáveis pela solicitação desses dados, os tipos de dados necessários e suas finalidades, os métodos e períodos de utilização e armazenamento dos dados, as medidas adotadas para garantir a segurança e proteção dos mesmos, a possibilidade de compartilhamento, além de informar sobre os direitos dos titulares dos dados as responsabilidades e obrigações da instituição enquanto controladora dos dados pessoais.

2.    QUE SETORES PODEM SOLICITAR DADOS PESSOAIS?

Os seguintes setores podem coletar dados de cidadãos que se relacionem com a Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá: Ouvidoria, Comunicação, Protocolo, Compras e Contratos, Recursos Humanos, Gabinetes de Vereadores, Tribuna Livre e em Sessão para Concessão de Honrarias.

3.    QUAIS SÃO OS DADOS COLETADOS NOS SETORES, E PARA QUAL FINALIDADE?

É importante destacar que, em conformidade com o Princípio da Necessidade estabelecido pela Lei Federal 13.709/2018, conhecida como Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), a Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá adota uma abordagem criteriosa na coleta e tratamento de dados, limitando-se à obtenção das informações estritamente necessárias para a identificação precisa do cidadão com o qual mantém relação.

Essa prática tem como objetivo assegurar que os dados pessoais obtidos sejam utilizados exclusivamente para atender às demandas específicas apresentadas pelo cidadão, bem como para o cumprimento das obrigações legais e a execução de contratos decorrentes das atividades da Câmara Municipal.

Além disso, procedemos ao tratamento de dados pessoais com vistas a garantir, quando necessário, o exercício regular de direitos em processos judiciais ou administrativos. Em determinadas circunstâncias, também podemos tratar dados pessoais para salvaguardar o interesse legítimo da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá, sempre com o objetivo de preservar o interesse público de forma geral.

Seguem os dados coletados em cada setor:

Ouvidoria: A Ouvidoria da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá oferece aos cidadãos a oportunidade de registrar suas demandas por meio do módulo de ouvidoria disponível no site oficial, utilizando o sistema Fala BR. Este sistema é uma plataforma fornecida pelo Governo Federal, disponibilizada para órgãos públicos interessados em fortalecer suas ouvidorias. Para o registro de qualquer solicitação, são solicitados os seguintes dados pessoais obrigatórios: nome completo, CPF e e-mail. No entanto, garantimos ao cidadão a opção de permanecer anônimo, se assim desejar, possibilitando o registro de sua demanda de forma sigilosa e sem identificação. Ao realizar o cadastro para encaminhar sua demanda, o cidadão expressa implicitamente seu consentimento para o tratamento de seus dados pessoais pela Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá, conforme necessário para o devido atendimento de sua solicitação.

Setor de Comunicação e Edições: No Setor de Comunicação e Edições, a coleta de dados pessoais pode ocorrer em situações específicas, como durante entrevistas com cidadãos sobre assuntos relacionados à Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá. Nessas circunstâncias, os dados coletados se limitam ao nome e à profissão, ou a outras informações básicas, estritamente para identificação do entrevistado. Outro cenário possível é durante a transcrição dos discursos proferidos pelos vereadores durante as sessões na Tribuna. Caso um cidadão seja mencionado pelo vereador durante o discurso e isso seja relevante para a matéria, seu nome poderá ser registrado na transcrição. É importante ressaltar que tais situações são excepcionais e ocorrem raramente, sendo mencionadas aqui unicamente para garantir a transparência e o cumprimento de nossas obrigações.      

Protocolo: A fim de iniciar o processo, é imprescindível cadastrar os dados do requerente/autor no sistema. Os campos obrigatórios para esse cadastro são o nome e o CPF, considerados essenciais para a identificação do titular. O sistema também oferece a possibilidade de incluir informações adicionais para uma melhor individualização do processo, como endereço, RG, número de telefone celular e e-mail. Estes dois últimos são especialmente úteis para informar o titular sobre o progresso de suas solicitações. Cabe ressaltar que a inclusão desses dados adicionais no protocolo é facultativa e depende da permissão do titular.

Setor de Compras e Contratos: Diferentes tipos de dados são tratados de acordo com o tipo de procedimento licitatório ou sua dispensa. No entanto, todos os dados são coletados para cumprir as obrigações estabelecidas pelas leis pertinentes aos processos de licitação e contratos. Esses dados são essenciais para verificar se os requisitos de habilitação jurídica, qualificação econômico-financeira e regularidade fiscal trabalhista são atendidos.

Setor de Recursos Humanos: São coletados, armazenados e processados dados pessoais de diversos grupos, incluindo servidores efetivos, comissionados, contratados, eletivos, inativos, aposentados, estagiários e candidatos para vagas disponíveis, quando aplicável. Para garantir o correto registro e gestão de pessoal, os seguintes dados e documentos são sempre solicitados aos servidores: CPF, RG, Certidão de Nascimento ou Casamento, Título de Eleitor, Carteira de Trabalho, Inscrição no PIS ou PASEP, Endereço Completo, Certidão de Nascimento dos Filhos (se aplicável), CPF de dependentes (se aplicável), Comprovante de Nível de Escolaridade, Cartão do SUS e número de Telefone de Contato. É importante ressaltar que todos os dados mencionados são armazenados em local seguro e protegido, com acesso restrito apenas ao responsável pelo setor de Recursos Humanos. Este profissional é devidamente autorizado e está sujeito a um termo de confidencialidade, assegurando o tratamento adequado e sigiloso das informações pessoais dos colaboradores.

Gabinete de Vereadores: O tipo de dado pessoal a ser tratado dependerá da finalidade estabelecida tanto pelo cidadão quanto pelo Parlamentar. É importante ressaltar que, devido à autonomia dos Vereadores e à liberdade que cada um possui para atender a população de maneira abrangente, a responsabilidade pela gestão dos dados é atribuída à Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá somente quando o tratamento envolver o uso dos Sistemas Institucionais da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá. Nesse sentido, a responsabilidade é estabelecida a partir do momento em que os dados pessoais são registrados em um protocolo ou requerimento que faça uso desses sistemas.

Uso de Tribuna Livre e Sessão para Concessão de Honrarias: Para utilizar a Tribuna Livre, é necessário fornecer dados e documentos para identificação adequada do cidadão que deseja fazer uso dela. Nesse sentido, os seguintes dados pessoais são exigidos e coletados: nome, número de telefone, Título de Eleitor e endereço.

Além disso, para receber honrarias, são necessários dados básicos de identificação. No caso do título de cidadão Santa Mariense e de Honra ao Mérito, o processo inclui a apresentação de um documento de identificação pessoal e uma justificativa escrita contendo dados biográficos do homenageado.

4.    BASES LEGAIS PARA TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A base legal para o tratamento de dados pessoais consiste na fundamentação jurídica estabelecida em lei. Portanto, cada operação de tratamento de dados pessoais deve ter uma base legal correspondente. O tratamento de dados pessoais poderá ser realizado em quaisquer uma das seguintes hipóteses, previstas no artigo 7° da lei 13.709/2018:

Dados pessoais não sensíveis: O tratamento dos dados pessoais não sensíveis é efetuado nas seguintes hipóteses:

• Para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador;
• Mediante consentimento do titular dos dados pessoais;
• Para execução de contrato ou procedimentos relacionados a contrato, a pedido do titular dos dados pessoais;
• Para exercício regular de direitos em processo judicial ou administrativo.  

Consentimento: Na Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), o consentimento é descrito como uma manifestação livre, informada e inequívoca, na qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade específica e determinada. O titular tem o direito de revogar seu consentimento a qualquer momento. Caso não exista uma hipótese legal que justifique ou exija o armazenamento dos dados fornecidos mediante consentimento, estes serão excluídos.

Execução de Contrato: Na execução de contratos de compra ou prestação de serviços, é possível que outros dados relacionados ou necessários à sua efetivação sejam coletados e armazenados, incluindo o conteúdo de eventuais comunicações com o contratado. Em certas situações de tratamento de dados pessoais, fundamentamos nossa ação em nosso legítimo interesse. Para mais informações, entre em contato com nosso Encarregado de Proteção de Dados pelo e-mail: lgpd@santamariadejetiba.es.leg.br.  

5.    COMO E POR QUANTO TEMPO OS DADOS SÃO UTILIZADOS E ARMAZENADOS?

No que diz respeito ao cadastro realizado na Ouvidoria, é importante destacar que o site da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá é hospedado pelo Governo Federal, por meio do portal Interlegis. O Interlegis está em operação desde 1997 e é um programa do Senado Federal voltado para todas as Casas Legislativas Brasileiras, com o objetivo de fortalecer o Poder Legislativo ao promover a modernização e integração das Casas Legislativas.

Os dados pessoais e as informações dos cidadãos não são armazenados pela Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá, mas sim no portal Interlegis. O servidor do Setor de Ouvidoria da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá, por questões de segurança, tem acesso aos dados cadastrados por meio de uma senha pessoal de acesso.

As demandas dos cidadãos são gerenciadas pelo Sistema de Informações ao Cidadão (SIC), que possibilita o acompanhamento das solicitações. Este sistema permite aos cidadãos fazerem pedidos de informações públicas e manifestações de ouvidoria em um único local, através de um único cadastro. É importante destacar que desde o ano de 2021, as demandas da ouvidoria deixaram de ficar expostas, visando preservar a privacidade do cidadão e proteger suas informações pessoais.    

No setor de protocolo, utilizamos o banco de dados do Sistema E&L, fornecido pela empresa E&L Produções de Software LTDA, registrada sob o CNPJ: 39.781.752/0001-72, contratada pela Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá. Esse sistema também é empregado em outras áreas da Câmara Municipal, como Recursos Humanos, Compras e Licitações, Almoxarifado e Patrimônio, além de ser integrado ao Portal da Transparência.

É importante destacar o Sistema de Apoio ao Processo Legislativo (SAPL), uma ferramenta disponibilizada pelo Governo Federal no site da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá. O SAPL tem como objetivo principal publicizar as tramitações dos Processos Legislativos. No entanto, é crucial mencionar que o SAPL não inclui documentos contendo informações pessoais, pois os dados inseridos neste sistema são destinados ao acesso do público em geral. Quaisquer informações pessoais adicionais presentes nos processos físicos autuados não são transferidas para o SAPL; elas permanecem apenas em formato físico e são encaminhadas ao setor correspondente.      

Ainda no setor de protocolo, o nome do requerente/autor e o número do documento são coletados pelo servidor da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá diretamente por meio da análise de documento físico entregue pelo titular ou através de informações verbais fornecidas pelo titular. As demais informações são obtidas apenas verbalmente e inseridas manualmente no sistema pelos servidores.

Com base no exposto, constatamos que os dados são armazenados de forma digital nos sistemas da E&L Produções de Software LTDA. É importante destacar que os documentos presentes nos processos físicos não são mantidos no setor de protocolo. Ao invés disso, eles são encaminhados aos setores responsáveis durante a tramitação e posteriormente transferidos para o setor de arquivos após o encerramento do processo.

Os dados inseridos no sistema permanecem lá pelo tempo estabelecido por lei, visando garantir a segurança da informação e a eficiência dos procedimentos em andamento e futuros.

No Setor de Suprimentos, os dados aos quais a Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá tem acesso são armazenados tanto de forma física, nos processos instaurados, quanto de forma eletrônica, no sistema fornecido pela E&L Produções de Software LTDA.

Com relação aos dados coletados nos gabinetes dos Vereadores, a responsabilidade e o conhecimento da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá só serão estabelecidos quando esses dados forem processados nos Sistemas Institucionais da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá.

Por fim, os dados pessoais tratados para concessão de honraria, além de serem registrados nos bancos de dados acima mencionados, poderão ser lançados em atas próprias relacionadas às sessões, para o memorial desta Instituição.

Sendo assim, verifica-se que em via de regra todos os dados incluídos nos sistemas eletrônicos contratados e pela Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá ficam armazenados por tempo legalmente permitido, o que garante mais eficiência, segurança e melhor interação com o cidadão.    

6.    O QUE FAZEMOS PARA MANTER OS DADOS SEGUROS

Implementamos medidas técnicas e administrativas para garantir a proteção dos dados pessoais contra acessos não autorizados e eventos como destruição, perda, extravio ou alterações. É importante ressaltar que os dados da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá são armazenados em servidores localizados em um DATA CENTER, oferecendo um alto nível de segurança e aderindo às melhores práticas de governança.

É relevante mencionar que todos os sistemas de banco de dados utilizados pela Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá são contratados mediante processo legal de licitação e compras, em conformidade com a lei nº 14.133/2021 e demais legislações aplicáveis.

Além disso, todos os computadores e sistemas de banco de dados contratados pela Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá são protegidos por senhas de acesso pessoal. Isso garante uma dupla camada de proteção aos dados pessoais dos cidadãos, uma vez que é exigido que os servidores utilizem uma senha para acessar seus terminais e outra para acessar o sistema que contém o banco de dados.

Quanto à segurança física, nossas dependências são monitoradas por câmeras de videomonitoramento 24 horas por dia. Essa medida visa proporcionar uma maior segurança tanto aos cidadãos que frequentam os espaços públicos quanto aos servidores que desempenham suas atividades diariamente, assim como proteger os processos e documentos físicos tratados em nosso ambiente.

7.    QUAIS SÃO MEUS DIREITOS

A Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá garante ao cidadão o controle de seus dados pessoais coletados, tratados e armazenados. Sendo assim o cidadão possui os seguintes direitos:

• Confirmação: O cidadão pode solicitar confirmação da existência de tratamento de seus dados pessoais;
• Acesso: O cidadão pode solicitar uma cópia de seus dados de forma impressa ou por meio eletrônico, seguro e idôneo;
• Correção: O cidadão pode solicitar edição, correção e atualização de seus dados, estando eles incompletos, inexatos ou desatualizado;
• Exclusão: O cidadão pode solicitar a qualquer tempo a exclusão de seus dados do nosso banco de dados.

Para qualquer solicitação, é só enviar um e-mail para lgpd@santamariadejetiba.es.leg.br e nosso Encarregado de Dados Pessoais irá atendê-lo.

8.    MEUS DADOS SÃO COMPARTILHADOS?

Via de regra, não há compartilhamento de dados pessoais com empresas privadas.

Os dados pessoais dos cidadãos armazenados nos sistemas contratados pela Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá são mantidos com total confidencialidade. Eles não são compartilhados com as empresas responsáveis pela administração desses sistemas, exceto em casos de manutenção ou atualização do sistema, os quais requerem nossa autorização expressa. Nestas situações, as empresas contratadas podem ter acesso aos dados, tanto presencialmente quanto remotamente, mediante nossa supervisão.

Adicionalmente, para garantir a proteção dos dados pessoais, incluímos cláusulas específicas de responsabilidade nos contratos, estabelecendo diretrizes claras sobre o tratamento adequado e seguro dos dados por parte das contratadas.

Os bancos de dados pessoais da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá não são compartilhados com outros órgãos públicos para fins de armazenamento. Priorizamos a segurança dos dados através de nossa própria estrutura de servidor, que inclui locais de rede credenciados e altamente protegidos.

É importante ressaltar que os servidores da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá que necessitam acessar os dados cadastrados para desempenhar suas funções institucionais ou atender às demandas dos cidadãos estão sujeitos a um compromisso de sigilo. Todos os servidores envolvidos no tratamento dos dados nesta capacidade são obrigados a assinar um Termo de Confidencialidade, garantindo a proteção e a privacidade das informações dos cidadãos.

9.    RESPONSABILIDADES

A Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá assegura a proteção dos dados coletados e armazenados de acordo com os propósitos estabelecidos nesta Política de Proteção de Dados Pessoais. Nesse sentido, ressaltamos que esta instituição não assume responsabilidade por questões não contempladas neste documento, tampouco por eventos não originados por sua atuação.

É importante destacar que as informações fornecidas pelos cidadãos são de sua exclusiva responsabilidade. Portanto, não nos responsabilizamos por dados falsos, inverídicos ou fornecidos de má-fé. Tais informações são de total responsabilidade dos indivíduos que as fornecem.

A Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá, no que tange ainda a suas responsabilidades, se compromete a:

• Manter este instrumento de Política sempre atualizado;
• Buscar sempre formas e condições seguras para realização de tratamento de dados;
• Receber reclamações, e esclarecer dúvidas relativas a esta política;
• Observar, adotar e cumprir as providências previstas em comunicações da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Na improvável ocorrência de um comprovado vazamento de dados pessoais, tomaremos as medidas necessárias para notificar a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (ANPD) por meio do formulário de Comunicação de Incidente de Segurança com Dados Pessoais. Além disso, faremos o registro de um Boletim de Ocorrência Policial. Comprometemo-nos a empregar todos os recursos disponíveis para recuperar os dados comprometidos e resolver quaisquer pendências decorrentes desse incidente.

10. ALTERAÇÕES

Esta Política de Proteção de Dados Pessoais poderá ser modificada caso haja alterações em nossa forma de tratamento de dados ou em decorrência de novas disposições legais, regulamentares ou operacionais. É importante destacar que todas as alterações futuras serão devidamente divulgadas ao público.

A última versão desta Política de Proteção de Dados Pessoais foi atualizada em 23 de abril de 2024.

11.  ENCARREGADO

A Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá – ES, na qualidade de controladora dos dados, disponibiliza esta Política de Proteção de Dados Pessoais para o conhecimento do público em geral. Este documento destina-se a esclarecer dúvidas, atender consultas e processar requerimentos relacionados ao tratamento de dados pessoais, bem como ao cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).

Para entrar em contato com nosso Encarregado de Proteção de Dados Pessoais, Bruno Alexandre Dias, por favor, envie um e-mail para lgpd@santamariadejetiba.es.leg.br. Estamos à disposição para auxiliá-lo.

Para baixar o arquivo da Política de Proteção de Dados Pessoais da Câmara Municipal de Santa Maria de Jetibá – ES, clique AQUI.